سه راه‌کار ساده برای اینکه کیفیت ایمیل های شما ۱۰ برابر بهتر شود

بازاریابی ایمیل یکی از مهم‌ترین ترفندهای بازاریابی آنلاین در عصر کنونی است، هر کسی نمی‌تواند از آن به خوبی استفاده کند. نحوه‌ی نوشتن ایمیل اهمیت بسیاری دارد. علاوه بر قوانین اساسی که برای نوشتن یک ایمیل رسمی و اداری وجود دارد، راه‌کارهای دیگری نیز برای بالا بردن میزان پاسخ‌دهی به ایمیل‌ها بیان می‌شود که باید در نظر بگیرید. روزانه ایمیل‌های بسیاری میان افراد تبادل می‌شود اما اینکه گیرنده به کدام ایمیل ها پاسخ خواهد داد، خود یک ویژگی قابل محاسبه است. میزانی است که نشان می‌دهد کدام ایمیل‌ها نرخ پاسخ‌دهی بیشتری دارند.

یک سالی می‌شود که من عضو باشگاه five-sentence  هستم. همه می‌توانند عضو این باشگاه شوند اما دوام آوردن در این کمپین کمی مشکل است. اگر قصد دارید در این باشگاه عضو شوید، باید متن‌هایی که می‌نویسید از ۵ جمله بیشتر نباشد.

همانطور که تصور می‌کنید، فعالیت در این باشگاه، دقت و پشتکار زیادی می‌خواهد. در اولین ماهی که من عضو این کمپین شدم، میانگین پاسخ‌ به ایمیل‌هایم سه برابر شد. نگران نباشید، حتی اگر متن ایمیل‌تان به ۵ جمله هم نرسید، با ایمیل‌هایی که متن کوتاهی دارند می‌توانید نتایج مشابهی را احساس کنید. درسته که این سایت انگلیسی است، اما در پیدا کردن جملات خوب، کمک زیادی به شما خواهد کرد.

در این مطلب سه راه‌کار ساده را که از آن باشگاه یاد گرفتم را برای‌تان می‌گوییم که باعث می‌شود میزان پاسخ‌دهی به ایمیل‌های‌تان بیشتر از قبل شود.

سه راه کار برای بهتر شدن میزان پاسخ دهی به ایمیل های شما

۱) جملات خود را کوتاه کنید

بعضی جملات بیش از اندازه طولانی هستند. برای مثال این متن ایمیلی است که من دیروز دریافت کرده‌ام:

من طالاعات تماس شما را پیدا کردم چون میخاستم با افرادی که به صورت ریموت کار می‌کنند، آشنا شوم. چون خودم هم به صورت دورکار فعالیت می‌کنم. من اپلیکشینی را طراحی کرده‌ام که اجازه می‌دهد ما با همکاران‌مان از راه دور ارتباط داشته باشیم.

این جمله سر خواننده را به درد می‌آورد. به جای آن می‌توان جمله‌ی زیر را نوشت:

من یک کارمند دورکار هستم و اپلیکشنی را ساخته‌ام که می‌توان از طریق آن با همکاران دورکار دیگر ارتباط برقرار کرد.

به نظر شما این جمله بهتر نیست؟

شما باید بتوانید برخی از کلمات اضافی را از جمله‌ی خود حذف کنید. بهتر است به جای جملات درهم و برهمی که برای نوشته‌های خود استفاده می‌کنید، از جایگزین های مناسب دیگری استفاده کنید. هر روز ۵ دقیقه را صرف کنید تا مهارت نوشتن خود را بهتر کنید.

۲) جملات اضافی را حذف کنید

بعد از اینکه کلمات اضافی را از جملات خود حذف کردید، حالا نوبت آن رسیده که جملات خود را نیز کم کنید. زمانی که من تصمیم گرفتم که ایمیل‌های ۵ جمله‌ای بنویسم، هنکام نوشتن هر جمله با خودم فکر می‌کردم که آیا این جمله ارزش اضافه کردن به متنم را دارد یا نه. در غیر اینصورت آن را پاک می‌کردم.

سه ره کار ساده برای نوشتن ایمیل

متن این ایمیل اشتباه نیست اما عبارت‌هایی در ان وجود دارد که هیج ارزشی به متن نوشته اضافه نکرده است. جملاتی مثل “هفته‌ی خوبی داشته باشید” و “از دیدن شما خوشحال می‌شوم” و ” تشکر دوباره برای حسن نظرتان”  جملاتی هستند که لزومی برای نوشتن آن ها نیست. در تصویر زیر متن ایمیل با حذف این جملات  آمده است. خودتان قضاوت کنید.

نحوه درست فرستادن ایمیل

همانطور که می‌بینید می‌توان  با تمرکز روی نکات اساسی در نوشتن یک ایمیل، ان را کوتاه‌تر کرد تا مخاطب حوصله‌ی خواندن آن را داشته باشد.

۳) روی هدف تمرکز کنید

آیا با رعایت نکات فوق، باز هم ایمیل‌های‌تان طولانی است؟ احتمالا شما سعی کرده‌اید تا مسائل متعددی را در یک پیام بیان کنید.

برای مثال من هفته‌ی گذشته یک ایمیل دریافت کردم که شامل چهار سوال، سه توضیح کوتاه و جملاتی غیر ضرورری بود. صادقانه می‌گویم که من هنوز پاسخی برای این ایمیل ننوشته‌ام.

برای جلوگیری از این اشتباه، ابتدا باید این نکته را به خود یادآوری کنید که ایمیل مورد نظر خود را با چه هدفی می‌فرستید. مثلا برای درخواست یا قبول یک ملاقات، یا دریافت پاسخ یک سوال یا اینکه برای اشتراک‌گذاری یک مقاله، ایمیل می‌فرستید؟

زمانی که هدف خود را از ارسال ایمیل فهمیدید، به متن ایمیل خود نگاهی بیندازید و هر جمله‌ای را که با این هدف مرتبط نیست، حذف کنید.

اگر قرار است قراری را با رییس خود ست کنید، لزومی ندارد که از ارائه‌ی هفته‌ی بعد خود نیز در این ایمیل صحبت کنید. برای این کار باید یک ایمیل دیگر بفرستید. یا اینکه ممکن است بخواهید لیست قیمت و محصولات کارخانه را برای رییس خود بفرستید. در اینصورت نیازی نیست تا لینک چند نوشته‌ی وبلاگی را نیز به متن ایمیل پیوست کنید.

ارسال پیام کوتاه به گیرنده، نشانه‌ی احترام به وقت اوست و اینکه می‌دانید وقت او نیز با ارزش است. بنابراین اگر می‌خواهید که روابط بهتری با مخاطبین خود داشته باشید و اینکه نرخ پاسخ به ایمیل‌های‌تان بالا رود، بهتر است تا متن ایمیل خود را تا حد ممکن کوتاه انتخاب کنید.

متن ایمیل را به کونه‌ای ننویسید که مخاطب برای رسیدن به موضوع اصلی مجبور باشد مسائل حاشیه‌ای دیگری را نیز بخواند و حتی با خواندن این جملات، از ادامه‌ی خواندن ایمیل منصرف شود. همچنین بهتر است ایمیل خود را در پاراگراف هایی خیلی کوتاه بنویسید.

 

 

سعید مداحی

من سعید مداحی، موسس وب سایت پویا نت و مدیر عامل شرکت پویا وب، به همراه تیم دبیر خانه پویا نت روزانه مقاله هایی در زمینه بازاریابی اینترنتی و افزایش فروش از طریق اینترنت، طراحی وب سایت و سئو در این وب سایت قرار میدهیم. امیدواریم که مفید واقع شود.